Sites web pour cliniques et professionnels de la santé
Prendre rendez-vous sans passer par le téléphone.
Vos patients se font une idée de votre clinique avant d’y entrer. Ce qu’ils cherchent d’abord, c’est de savoir si vous prenez de nouveaux patients, ce qui est couvert par leur assurance et comment obtenir un rendez-vous ce mois-ci.
Loi 25
formulaires traités selon les règles du Québec
Jane
et GoRendezVous branchés à votre prise de rendez-vous
Direct
un seul interlocuteur, de la soumission à la mise en ligne
Ce qui est prévu pour une clinique
Ce qu’un patient ne trouve pas sur un site de clinique
Voici ce que je trouve en ouvrant le site d’une clinique dont la réception passe ses journées au téléphone. Chacun de ces points se règle avec du contenu, pas avec un plus beau design.
On ne trouve pas comment prendre un rendez-vous
Le numéro de téléphone est enterré au bas de la page contact et le lien vers le portail de réservation n’apparaît nulle part. La personne qui voulait réserver un mardi soir à 21 h referme la page et essaie la clinique suivante.
Le site ne dit pas qui traite quoi
La clinique compte cinq professionnels, mais la page équipe se limite à des noms et à des titres. Le patient qui cherche quelqu’un qui traite les douleurs à l’épaule ne sait pas s’il est à la bonne place, alors il appelle pour demander.
On ne sait pas si vous prenez de nouveaux patients
C’est la toute première question de la plupart des gens. Quand la réponse n’est écrite nulle part, votre réceptionniste la répète des dizaines de fois par semaine.
Le formulaire recueille des renseignements de santé sans encadrement
Un formulaire branché directement sur une boîte courriel ordinaire n’est pas un bon endroit pour recevoir des détails médicaux. L’article 8 de la Loi 25 demande aussi de dire au patient, au moment de la collecte, à quelles fins ses renseignements sont recueillis, par quels moyens, et quels droits il a dessus. La durée de conservation relève de l’article 23 : une fois les fins accomplies, il faut détruire ou anonymiser.
Les assurances et la facturation ne sont expliquées nulle part
Est-ce que vous facturez directement aux assureurs ? Est-ce qu’un reçu est remis pour les impôts ? Est-ce que c’est couvert par la RAMQ ? Ces trois questions occupent une bonne partie des appels reçus.
Rien n’indique comment se rendre à la clinique
L’adresse est là, mais rien ne dit où stationner, s’il y a un ascenseur, à quel étage vous êtes, ni quoi apporter au premier rendez-vous. Le patient arrive stressé et en retard.
Ce qu’on met sur le site
Un bouton de prise de rendez-vous en ligne sur chaque page
Le bouton mène vers le portail que vous utilisez déjà, Jane, GoRendezVous ou Medexa par exemple. Le patient n’a jamais à revenir à l’accueil pour le trouver.
Une page par service plutôt qu’une seule liste
Une page pour la physiothérapie, une pour l’ergothérapie, une pour la massothérapie. C’est ce qui permet à quelqu’un qui cherche physiothérapie Sherbrooke d’arriver sur la bonne page au lieu de votre accueil.
Une fiche par professionnel
Formation, ordre professionnel ou association, numéro de permis ou de membre, langues parlées et clientèles traitées. Le patient choisit avec qui il veut prendre rendez-vous, et il arrive mieux préparé.
Une mention visible de l’ouverture aux nouveaux patients
Une seule ligne sur la page d’accueil, que votre personnel administratif change lui-même quand la liste se remplit ou se libère.
Un formulaire de contact conforme à la Loi 25
Le formulaire ne demande que ce qu’il faut pour rappeler la personne, avec une mention de ce qui est recueilli, pourquoi et pendant combien de temps. Les détails médicaux se discutent au téléphone ou dans votre portail sécurisé.
Les informations pratiques du premier rendez-vous
Stationnement, accès en fauteuil roulant, étage, transport en commun, quoi apporter et politique d’annulation. Ce sont les appels que vous cessez de recevoir.
Une page sur les assurances et la facturation
Ce qui est couvert, ce qui ne l’est pas, si vous facturez directement à l’assureur et si un reçu est remis. C’est souvent ce qui décide un patient à réserver.
Une fiche Google et un balisage cohérents
Heures, adresse et numéro identiques sur le site et sur Google Business Profile, avec les données structurées qui indiquent qu’il s’agit d’une clinique de santé.
Le contexte des cliniques en Estrie
Depuis Sherbrooke, je vois toujours le même réflexe : les gens cherchent sur leur cellulaire, souvent le soir, avec des mots comme dentiste Sherbrooke ou physiothérapie Magog. Une clinique de Coaticook ou de Windsor gagne à nommer clairement les municipalités qu’elle dessert, parce que ses patients arrivent souvent des villages voisins plutôt que de la ville elle-même. Je me déplace à Magog, Coaticook, Windsor et Lennoxville, ainsi qu’à Granby, rattachée à l’Estrie depuis 2021, et je travaille à distance avec des cliniques ailleurs au Québec.
Portées possibles
Site de clinique
Présentation des services, équipe, informations patients et prise de rendez-vous selon vos outils.
Sur mesure après diagnosticPortail santé multidisciplinaire
Profils multiples, catégories, contenus patients ou portail selon la complexité réelle.
Sur mesure après diagnosticLes questions qu’on me pose
Est-ce que mon site peut être branché à Jane ou à GoRendezVous ?
Oui. Le bouton de prise de rendez-vous en ligne mène vers le portail que vous utilisez déjà et garde votre allure autant que la plateforme le permet. Je ne remplace pas votre logiciel clinique, je le rends facile à trouver. Si vous n’en avez pas encore, on peut commencer avec un simple formulaire de demande de rendez-vous.
Est-ce qu’un formulaire de contact est permis avec la Loi 25 ?
Oui, à condition de ne recueillir que ce dont vous avez besoin, de dire au patient ce que vous faites de ses renseignements et de ne pas les garder plus longtemps que nécessaire. Ce que je déconseille, c’est de demander des détails médicaux dans un formulaire web : ça se discute au téléphone ou dans votre portail sécurisé. Je mets en place la mention de confidentialité et je limite les champs au strict minimum.
Est-ce que je peux ajouter un nouveau professionnel moi-même ?
Oui. Les fiches de l’équipe sont faites pour être ajoutées, modifiées ou retirées par votre personnel administratif, photo et texte compris. C’est un changement qui revient deux ou trois fois par année dans la plupart des cliniques et vous ne devriez pas avoir à payer chaque fois.
Est-ce que ça vaut la peine si je ne prends pas de nouveaux patients ?
Ça dépend de votre situation. Quand la liste est pleine, le site sert surtout à réduire les appels : heures, stationnement, assurances, politique d’annulation, quoi apporter. Plusieurs cliniques dans ce cas cherchent du temps de réception plutôt que du volume. Si vous prévoyez accueillir une nouvelle professionnelle l’an prochain, il vaut mieux préparer le terrain avant.
Combien de temps avant la mise en ligne ?
Comptez de 7 à 14 jours selon le contenu. La partie la plus longue est habituellement de rassembler les textes des services et les photos de l’équipe, parce que ça demande du temps aux professionnels eux-mêmes. Le reste avance pendant ce temps.
Est-ce que je peux publier des conseils de santé sur mon site ?
Oui, et c’est souvent ce qui vous fait découvrir par des gens qui ne vous connaissent pas encore. Je vous prépare la section, puis vous m’envoyez vos textes et je les publie ; si vous voulez publier vous-même, on prévoit un système de gestion de contenu dès le départ. Gardez un ton informatif plutôt que promotionnel : les ordres professionnels encadrent la publicité, et une formulation douteuse vaut la peine d’être validée auprès du vôtre.
Pour aller plus loin
- conception de site web : comment je structure les pages d’une clinique, du premier écran jusqu’à la prise de rendez-vous.
- refonte de site web : si votre site date d’avant la Loi 25 ou d’avant votre logiciel de rendez-vous actuel.
- SEO local et conversion : pour être trouvé quand quelqu’un cherche une clinique près de chez lui.
- maintenance de site web : mises à jour, sauvegardes et correctifs de sécurité après la mise en ligne.
- tarifs et forfaits : ce qui fait varier le prix d’un site de clinique selon le nombre de services et de professionnels.
- agence web à Sherbrooke : qui je suis, d’où je travaille et comment se déroule un mandat en Estrie.
- site web pour consultant ou praticien en pratique privée : si vous travaillez seul plutôt qu’en clinique multidisciplinaire.
- guide de la Loi 25 pour les PME : ce que la loi demande concrètement quand vous recueillez des renseignements personnels.
Recommandations
Ce que disent les clients, sur Google
Les avis ci-dessous viennent directement de la fiche Google du studio. Vous pouvez cliquer sur chaque nom pour vérifier le profil.
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